1. Separa disponibilidad, entrega y registro
La tarjeta indica el progreso del cliente, pero no comprueba por sí sola que el negocio tenga el producto o servicio listo para entregar. Antes de registrar un canje, confirma cuál es el beneficio, si la persona cumple la regla ofrecida y si puedes atenderlo en ese momento.
Acordar la entrega tampoco modifica el saldo. Y un mensaje de canje correcto no demuestra por sí mismo que alguien recibió el premio: el personal debe coordinar la entrega y el registro en una misma atención. No guardes canjes por anticipado para apartar un premio si el beneficio aún no se va a entregar.
Usa esta lista de tres momentos para repartir responsabilidades entre caja y quien prepara o presta el servicio. Si participan dos personas del equipo, acuerden cuál registrará el canje y cuál confirmará la entrega; evita que ambas pulsen el botón para atender una misma solicitud.
- 01
Antes: comprobar
Tarjeta correcta, premio disponible, regla cumplida y beneficio listo para entregar.
- 02
Durante: coordinar
Una persona registra el canje y el equipo entrega el beneficio acordado.
- 03
Después: confirmar
Mensaje de éxito, saldo resultante y movimiento guardado; comprobar dudas antes de repetir.
2. Consulta la tarjeta personal y verifica qué se puede canjear
Entra al validador del negocio con el acceso y PIN que te asignó el responsable. Pide al cliente que abra su tarjeta y muestre su QR personal. El cartel público sirve para inscribirse; no es el código de una tarjeta ni registra un canje.
Comprueba el nombre del cliente y el programa que aparecen, el saldo y el texto de la recompensa. En puntos y sellos, el estado Recompensa disponible y el botón Canjear recompensa ayudan a identificar que la tarjeta puede avanzar por este recorrido. No registres una compra adicional solo para buscar ese estado si ya se cumplió la meta.
La oferta actual incluye Apple Wallet y tarjeta web/PWA. Leer el QR consulta la tarjeta; esa lectura no descuenta puntos ni entrega el premio. Mantén el PIN, enlaces del personal y códigos de clientes fuera de carteles y capturas públicas.
3. Confirma la recompensa antes de registrar su entrega
Lee con el cliente qué producto, servicio o descuento corresponde. Contrasta tamaño, presentación y condiciones que el negocio comunicó. Si la recompensa se aplica sobre una compra, resuelve su tratamiento en caja: el canje de lealtad no equivale a un cobro, un reembolso ni a una lectura automática del ticket.
Si el beneficio se agotó o no puede entregarse ahora, detén el registro y consulta al responsable. Explica la situación antes de ofrecer una sustitución o una entrega posterior; no registres como entregado un premio que solo quedó acordado. Esta guía no presupone inventario automático, reservas de recompensas ni una función de entrega pendiente.
Cuando el cliente no reconoce la recompensa o el saldo no coincide con lo esperado, revisa la regla y los movimientos antes de continuar. No modifiques la meta, sumes una compra o canjees otro beneficio como forma improvisada de resolver la diferencia.
4. Registra el canje una vez y comprueba la confirmación
Cuando el beneficio esté listo y la entrega esté coordinada, pulsa Canjear recompensa una sola vez. Espera el resultado antes de atender otra tarjeta. En el recorrido de puntos y sellos, una respuesta correcta muestra “Recompensa canjeada correctamente.” y actualiza el saldo consultado.
Registra la acción correspondiente a la recompensa que efectivamente se entrega. Agregar sello y Sumar puntos son operaciones de acumulación; no sustituyen al canje. En una tarjeta de puntos, el campo Monto de la compra pertenece a la acumulación y no define cuántos puntos cuesta el premio: el canje utiliza el costo configurado.
Después, compara el saldo resultante con el que esperabas y confirma con el equipo que el beneficio se entregó. Si la tarjeta guardada del cliente tarda en reflejar el cambio, no canjees otra vez para forzar una actualización. La actualización de Wallet y el registro del movimiento son procesos distintos.
5. Comprueba qué queda en puntos, sellos y progresivos
En puntos, cada canje descuenta el costo configurado y conserva el resto. Por ejemplo, con un saldo hipotético de 36 puntos y un premio de 30, el saldo final es 6. Si la tarjeta tiene 76 puntos y el premio cuesta 30, queda en 46 y aún alcanza para otro premio; eso no entrega ni registra una segunda recompensa automáticamente.
En sellos, el canje de una tarjeta que completó su meta reinicia el contador a cero y deja de mostrar esa recompensa como disponible. Una tarjeta hipotética de seis sellos pasa de 6 a 0 al canjear. Mientras tiene la recompensa pendiente, una nueva validación de acumulación no agrega más sellos.
Los ejemplos anteriores son simulaciones de saldo, no condiciones predeterminadas de un negocio. El responsable debe definir el beneficio y preparar al equipo para explicar el resultado esperado sin confundir puntos o sellos con dinero.
En premios progresivos, la acción es Validar y entregar premio: registra el premio de la etapa al validar la visita. El validador no ofrece el mismo botón de canje separado de puntos y sellos. Comprueba el premio de esa visita y su disponibilidad antes de validar; no busques hacer un segundo canje para registrar una entrega que ya forma parte de esa operación.
| Modalidad y estado inicial | Registro | Qué comprobar después |
|---|---|---|
| 36 puntos; premio de 30 | Canjear una recompensa | 36 − 30 = 6 puntos; ese premio deja de estar disponible por saldo. |
| 76 puntos; premio de 30 | Canjear una recompensa | 76 − 30 = 46 puntos; todavía alcanza para otro, sin canje automático. |
| 6 sellos; meta de 6 y recompensa disponible | Canjear una recompensa | Contador en 0; recompensa ya no disponible. |
| Premios progresivos; siguiente etapa visible | Validar y entregar premio | Confirmación del premio de esa visita; no corresponde un canje separado. |
6. Si la respuesta es dudosa, revisa antes de repetir
Una pantalla sin confirmación no demuestra que el canje haya fallado. Detén el siguiente intento y pide al responsable que consulte Movimientos en el panel. Contrasten cliente, programa, fecha y hora, tipo de operación, cambio de saldo y operador con la atención que acaba de ocurrir.
Que una tarjeta de puntos todavía tenga saldo para otro premio tampoco demuestra que el primero no se registró. En el ejemplo de 76 puntos, ver 46 después del canje es el resultado correcto de una recompensa. Un segundo intento podría descontar otros 30 puntos y dejar 16.
Si se entregó el beneficio pero no se puede confirmar el registro, acuerden una sola persona para resolver el caso con el mínimo de información necesario. Si se registró pero el beneficio no se entregó, no lo den por resuelto por el mensaje del sistema: el responsable debe revisar qué ocurrió y acordar la atención con el cliente.
No borres el rastro ni crees una compra ficticia para compensar por intuición. La aplicación registra movimientos de lealtad; comprobar una entrega física, un error o un acuerdo posterior requiere la intervención del negocio.
7. Ensaya el recorrido antes de atender canjes reales
Prepara casos con datos ficticios y pide al equipo que diga el saldo esperado antes de actuar. Incluye una tarjeta de sellos completa, puntos que dejan un remanente y una recompensa que todavía no está disponible. El ensayo debe terminar explicando qué se entregó, qué acción se registró y qué saldo quedó.
Para explorar puntos o sellos, el Trial público permite un programa y hasta cinco tarjetas activas, sin tarjeta bancaria y sin fecha de vencimiento del plan gratuito. Los progresivos se configuran desde la cuenta o el panel y siguen su propio recorrido. Ensaya con claridad qué modalidad estás usando y mantén fuera del material público los accesos y datos de clientes.